СОВЕТ НАРОДНЫХ ДЕПУТАТОВ КЕМЕРОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 30 сентября 2009 г. № 485
О МЕРАХ ПО УПОРЯДОЧИВАНИЮ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ
ПРИ СЛУЖЕБНОЙ ПЕРЕПИСКЕ СОВЕТА НАРОДНЫХ ДЕПУТАТОВ
КЕМЕРОВСКОЙ ОБЛАСТИ С ПРЕДСТАВИТЕЛЬНЫМИ ОРГАНАМИ
МУНИЦИПАЛЬНЫХ ОБРАЗОВАНИЙ
В целях обеспечения взаимодействия Совета народных депутатов Кемеровской области с представительными органами муниципальных образований и упорядочивания использования электронной почты при служебной переписке Совета народных депутатов Кемеровской области с представительными органами муниципальных образований и руководствуясь статьей 37
Закона Кемеровской области "О Совете народных депутатов Кемеровской области", Совет народных депутатов Кемеровской области постановляет:
1. Утвердить Положение
о порядке использования электронной почты при служебной переписке Совета народных депутатов Кемеровской области и представительных органов муниципальных образований (далее - Положение) согласно приложению.
2. Представительным органам муниципальных образований рекомендовать руководствоваться настоящим Положением.
3. Представительным органам муниципальных образований предложить назначить ответственных лиц в соответствии с настоящим Положением, соответствующие документы представить в организационно-аналитическое управление Совета народных депутатов Кемеровской области в срок до 05.10.2009.
4. Организационно-аналитическому управлению Совета народных депутатов Кемеровской области провести обучение ответственных лиц, назначенных в соответствии с пунктом 3
настоящего Постановления, в срок до 15.10.2009.
5. Контроль за исполнением настоящего Постановления возложить на заместителя председателя Совета народных депутатов Кемеровской области Н.В.Зинкевич.
6. Настоящее Постановление вступает в силу со дня его принятия.
Председатель Совета
Н.И.ШАТИЛОВ
Приложение
к постановлению
Совета народных депутатов
Кемеровской области
от 30 сентября 2009 г. № 485
ПОЛОЖЕНИЕ
О ПОРЯДКЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ ПРИ СЛУЖЕБНОЙ
ПЕРЕПИСКЕ СОВЕТА НАРОДНЫХ ДЕПУТАТОВ КЕМЕРОВСКОЙ ОБЛАСТИ И
ПРЕДСТАВИТЕЛЬНЫХ ОРГАНОВ МУНИЦИПАЛЬНЫХ ОБРАЗОВАНИЙ
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение принято в целях обеспечения взаимодействия Совета народных депутатов Кемеровской области с представительными органами муниципальных образований и упорядочивания использования электронной почты при служебной переписке Совета народных депутатов Кемеровской области с представительными органами муниципальных образований.
1.2. Термины, используемые в настоящем Положении:
ответственное лицо - лицо, назначенное для осуществления служебной переписки представительного органа муниципального образования с Советом народных депутатов Кемеровской области по электронной почте;
куратор - сотрудник организационно-аналитического управления Совета народных депутатов Кемеровской области, курирующий муниципальное образование.
1.3. Официальным адресом электронной почты Совета народных депутатов Кемеровской области, используемым для служебной переписки с представительными органами муниципальных образований, является адрес: msu@sndko.ru.
Установить адреса электронной почты представительных органов муниципальных образований, используемые для служебной переписки с Советом народных депутатов Кемеровской области, согласно приложению
к настоящему Положению.
2. Организация использования электронной почты
при служебной переписке
2.1. Служебная переписка между Советом народных депутатов Кемеровской области (далее - Совет) и представительными органами муниципальных образований (далее - представительные органы) осуществляется по адресам электронной почты, установленным в пункте 1.3
настоящего Положения.
2.2. Служебная переписка по электронной почте со стороны Совета с представительными органами осуществляется кураторами.
2.3. Служебная переписка по электронной почте со стороны представительного органа осуществляется ответственным лицом, которое назначается распоряжением председателя представительного органа муниципального образования. В указанном распоряжении должны быть предусмотрены меры дисциплинарной ответственности, применяемые к ответственному лицу за нарушение настоящего Положения.
Назначаемые ответственные лица должны обладать навыками работы с компьютером, Интернетом, электронной почтой.
2.4. Для осуществления служебной переписки рабочее место ответственного лица должно быть оборудовано компьютером, принтером, подключено к Интернету. На компьютере должно быть установлено следующее программное обеспечение:
- Microsoft Office Word;
- Microsoft Office Outlook (либо Outlook Express);
- Microsoft Office InfoPath.
2.5. Запрещено использование официальных адресов электронной почты, установленных настоящим Положением, для личных целей.
2.6. Все передаваемые по электронной почте файлы должны пройти проверку антивирусными средствами.
3. Порядок служебной переписки по электронной почте
3.1. Передаваемые с помощью электронной почты официальные документы должны иметь подлинник документа на бумажной основе.
3.2. Электронные копии справочно-информационных материалов, не имеющие исходящего регистрационного номера, при отправлении электронной почтой могут не иметь бумажной копии.
3.3. Характер электронного письма (официальное, информационное или технологическое), а также особые случаи отправки (срочное, с уведомлением о вручении) обозначаются в начале заголовка соответствующими кодовыми обозначениями:
- "О" - официальное;
- "И" - информационное;
- "Т" - технологическое;
- "С" - срочное;
- "У" - с уведомлением о вручении.
Кодовые обозначения или их сочетания отделяются от заголовка письма восклицательным знаком "!". Порядок следования обозначений в сочетаниях должен соответствовать указанному в приведенном списке.
Например, официальное сообщение с грифами "срочно" и "с уведомлением о вручении" должно иметь в заголовке - "ОСУ! Заголовок письма". Информационное сообщение с грифом "с уведомлением о вручении" должно иметь в заголовке - "ИУ! Заголовок письма".
Гриф "срочно" требует немедленной регистрации, первоочередной распечатки и передачи письма адресату.
Гриф "с уведомлением о вручении" требует для входящих документов передачи их адресату с регистрацией фамилии и должности сотрудника, получившего документ, и времени вручения. Полученные данные отправляются отдельным ответным электронным письмом в адрес отправителя и являются подтверждением о вручении. Данная операция не связана с возможной автоматической отправкой "подтверждения о доставке", применяемого в системе электронной почты.
При отсутствии кодовых обозначений считается, что это технологическое письмо без грифов.
3.4. Для регистрации писем, полученных по электронной почте, должны быть заведены специальные журналы регистрации.
3.5. Ответственное лицо должно проверять наличие входящих сообщений не реже трех раз в день со следующей периодичностью: в 9-30, 13-00, 17-00.
3.6. При получении электронного сообщения ответственное лицо:
- распечатывает полученное электронное сообщение в одном экземпляре, регистрирует его в журнале в установленном порядке;
- передает документ на бумажной основе на рассмотрение руководителю или, если указано, непосредственно адресату;
- в случае невозможности прочтения электронного сообщения уведомляет об этом отправителя.
Документы информационного и технологического характера не подлежат обязательной распечатке и регистрации при получении.
3.7. Принятые и отправленные электронные сообщения сохраняются на жестком диске компьютера в соответствующих архивных папках не менее двух месяцев.
4. Использование электронных форм при служебной переписке
4.1. С целью оперативного сбора информации от представительных органов муниципальных образований могут использоваться электронные формы.
4.2. Электронные формы создаются с помощью программы Microsoft Office InfoPath.
4.3. Файл с электронной формой направляется куратором по электронной почте, при этом применяются правила, установленные пунктами 3.3
, 3.6
, 3.7
настоящего Положения.
4.4. После заполнения электронной формы она направляется по электронной почте на официальный адрес электронной почты Совета и не дублируется направлением бумажной копии по почте.
Приложение
к Положению о порядке использования
электронной почты при служебной
переписке Совета народных депутатов
Кемеровской области и представительных
органов муниципальных образований
+---+---------------------------------------+-----------------+
¦ № ¦Наименование муниципального образования¦ E-mail ¦
¦п/п¦ ¦представительного¦
¦ ¦ ¦ органа ¦
+---+---------------------------------------+-----------------+
¦ 1¦г. Анжеро-Судженск ¦gs-as@sndko.ru ¦
+---+---------------------------------------+-----------------+
¦ 2¦г. Белово ¦gs-bel@sndko.ru ¦
+---+---------------------------------------+-----------------+
¦ 3¦г. Березовский ¦gs-ber@sndko.ru ¦
+---+---------------------------------------+-----------------+
¦ 4¦г. Калтан ¦gs-kalt@sndko.ru ¦
+---+---------------------------------------+-----------------+
¦ 5¦г. Кемерово ¦gs-kem@sndko.ru ¦
+---+---------------------------------------+-----------------+
¦ 6¦г. Киселевск ¦gs-kis@sndko.ru ¦
+---+---------------------------------------+-----------------+
¦ 7¦г. Ленинск-Кузнецкий ¦gs-lk@sndko.ru ¦
+---+---------------------------------------+-----------------+
¦ 8¦г. Междуреченск ¦gs-mr@sndko.ru ¦
+---+---------------------------------------+-----------------+
¦ 9¦г. Мыски ¦gs-ms@sndko.ru ¦
+---+---------------------------------------+-----------------+
¦ 10¦г. Новокузнецк ¦gs-nk@sndko.ru ¦
+---+---------------------------------------+-----------------+
¦ 11¦г. Осинники ¦gs-os@sndko.ru ¦
+---+---------------------------------------+-----------------+
¦ 12¦г. Полысаево ¦gs-pol@sndko.ru ¦
+---+---------------------------------------+-----------------+
¦ 13¦г. Прокопьевск ¦gs-pr@sndko.ru ¦
+---+---------------------------------------+-----------------+
¦ 14¦г. Тайга ¦gs-tg@sndko.ru ¦
+---+---------------------------------------+-----------------+
¦ 15¦г. Юрга ¦gs-yur@sndko.ru ¦
+---+---------------------------------------+-----------------+
¦ 16¦пгт Краснобродский ¦gs-kr@sndko.ru ¦
+---+---------------------------------------+-----------------+
¦ 17¦Беловский район ¦rs-bel@sndko.ru ¦
+---+---------------------------------------+-----------------+
¦ 18¦Гурьевский район ¦rs-gur@sndko.ru ¦
+---+---------------------------------------+-----------------+
¦ 19¦Ижморский район ¦rs-ijm@sndko.ru ¦
+---+---------------------------------------+-----------------+
¦ 20¦Кемеровский район ¦rs-kem@sndko.ru ¦
+---+---------------------------------------+-----------------+
¦ 21¦Крапивинский район ¦rs-kr@sndko.ru ¦
+---+---------------------------------------+-----------------+
¦ 22¦Ленинск-Кузнецкий район ¦rs-lk@sndko.ru ¦
+---+---------------------------------------+-----------------+
¦ 23¦Мариинский район ¦rs-mar@sndko.ru ¦
+---+---------------------------------------+-----------------+
¦ 24¦Новокузнецкий район ¦rs-nk@sndko.ru ¦
+---+---------------------------------------+-----------------+
¦ 25¦Прокопьевский район ¦rs-pr@sndko.ru ¦
+---+---------------------------------------+-----------------+
¦ 26¦Промышленновский район ¦rs-prom@sndko.ru ¦
+---+---------------------------------------+-----------------+
¦ 27¦Таштагольский район ¦rs-tash@sndko.ru ¦
+---+---------------------------------------+-----------------+
¦ 28¦Тисульский район ¦rs-tis@sndko.ru ¦
+---+---------------------------------------+-----------------+
¦ 29¦Топкинский район ¦rs-top@sndko.ru ¦
+---+---------------------------------------+-----------------+
¦ 30¦Тяжинский район ¦rs-tn@sndko.ru ¦
+---+---------------------------------------+-----------------+
¦ 31¦Чебулинский район ¦rs-cheb@sndko.ru ¦
+---+---------------------------------------+-----------------+
¦ 32¦Юргинский район ¦rs-yur@sndko.ru ¦
+---+---------------------------------------+-----------------+
¦ 33¦Яйский район ¦rs-yaya@sndko.ru ¦
+---+---------------------------------------+-----------------+
¦ 34¦Яшкинский район ¦rs-yash@sndko.ru ¦
+---+---------------------------------------+-----------------+
