АДМИНИСТРАЦИЯ ГУРЬЕВСКОГО РАЙОНА
КЕМЕРОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 30 ноября 2009 г. № 1604
ОБ АДМИНИСТРАТИВНОМ РЕГЛАМЕНТЕ
"УЧЕТ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ И АРХИВНЫХ ФОНДОВ В АРХИВНОМ
ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ ГУРЬЕВСКОГО РАЙОНА"
В целях централизации, унификации, полноты и достоверности ведения государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, определения последовательности действий (административных процедур) при исполнении муниципальной функции, руководствуясь Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации":
1. Утвердить прилагаемый административный регламент
архивного отдела (муниципального архива) аппарата администрации Гурьевского района по исполнению муниципальной функции "Учет архивных документов и архивных фондов в архивном отделе (муниципальном архиве) администрации Гурьевского района".
2. Начальнику архивного отдела Ковган Л.А. обеспечить соблюдение административного регламента по исполнению муниципальной функции по учету архивных документов и архивных фондов.
3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на руководителя аппарата, управляющего делами А.В.Горелову.
Глава Гурьевского района
А.М.МИРОНОВ
Приложение
к постановлению администрации
Гурьевского района
от 30 ноября 2009 г. № 1604
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
АРХИВНОГО ОТДЕЛА (МУНИЦИПАЛЬНОГО АРХИВА) АДМИНИСТРАЦИИ
ГУРЬЕВСКОГО РАЙОНА ПО ИСПОЛНЕНИЮ МУНИЦИПАЛЬНОЙ ФУНКЦИИ
"УЧЕТ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ И АРХИВНЫХ ФОНДОВ
В АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ (МУНИЦИПАЛЬНОМ АРХИВЕ) АДМИНИСТРАЦИИ
ГУРЬЕВСКОГО РАЙОНА"
I. Общие положения
1.1. Наименование муниципальной функции
Административный регламент по исполнению архивным отделом (муниципальным архивом) администрации Гурьевского района (далее - Архив) муниципальной функции по учету архивных документов и архивных фондов, находящихся на хранении в Архиве и в организациях - источниках комплектования Архива, разработан в целях централизации, унификации, полноты и достоверности ведения государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов и определяет последовательность действий (административных процедур) Архива при исполнении муниципальной функции.
1.2. Наименование органа, исполняющего муниципальную функцию
Муниципальную функцию осуществляет Архив.
1.3. Перечень нормативных правовых актов, регулирующих исполнение муниципальной функции
Исполнение муниципальной функции осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
- Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
- приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";
- приказ Государственной архивной службы России от 11 марта 1997 года № 11 "Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации";
- Закон
Кемеровской области от 26.03.2007 № 35-ОЗ "Об архивном деле";
- Закон
Кемеровской области от 13.10.2005 № 105-ОЗ "О наделении органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями Кемеровской области по хранению, комплектованию, учету и использованию документов Архивного фонда Кемеровской области";
- Положение "Об архивном отделе администрации Гурьевского района".
1.4. Описание результатов исполнения муниципальной функции
3.4.3. Учет архивных документов личного происхождения, находящихся в частной собственности, переданных по договору на хранение в Архив, осуществляется в основных учетных документах Архива.
3.4.4. Принятые по договору на хранение в Архив документы Архивного фонда Российской Федерации, находившиеся в частной собственности и на законном основании перешедшие в собственность муниципального образования, учитываются в основных учетных документах наравне с остальными документами Архива.
3.4.5. Архивные документы, не включенные в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации, в том числе документы по личному составу, принятые по договору на хранение в Архив, учитываются отдельно от документов Архивного фонда Российской Федерации. Для их учета ведутся отдельные список фондов, книга учета поступлений документов, а также листы фондов.
3.5. Учет поступления фотодокументов
3.5.1. Фотодокументы принимаются на хранение в Архив по описи фотодокументов и фотоальбомов.
3.5.2. Описи фотодокументов составляются на черно-белые и цветные позитивы, фотоальбомы. При описании фотодокументов составляется заголовок (краткое изложение изображенного события), определяется место съемки, указывается автор снимка, количество единиц хранения.
3.5.3. За единицу хранения для фотодокументов принимается физически обособленный носитель: позитив, фотоальбом.
3.5.4. Основными учетными документами фотодокументов являются:
- книга учета поступлений фотодокументов;
- лист учета фотодокументов.
3.6. Учет выбытия архивных документов из Архива
3.6.1. Учет выбытия архивных документов из Архива осуществляется на основании:
- акта о неисправимых повреждениях документов;
- акта об изъятии подлинных единиц хранения, документов;
- акта о технических ошибках в учетных документах;
- акта о необнаружении документов, пути розыска которых, исчерпаны;
- акта об обнаружении документов, не относящихся к данному архиву, фонду, неучтенных и т.д.;
- акта описания документов, переработки описей;
- акта о разделении, объединении дел, включении в дело новых документов.
3.6.2. Акт, на основании которого произошло выбытие архивных документов из Архива, утверждается начальником Архива, подписывается его составителем и подшивается в дело фонда.
3.6.3. К описи, после каждого выбытия архивных документов, составляется итоговая запись, которая подписывается ее составителем с указанием должности и даты составления.
3.6.4. В листе фонда в графе "Выбытие" указывается количество выбывших дел и основание их выбытия.
3.6.5. В случае выбытия всех архивных документов из описи дел номер этой описи другим описям дел документов не присваивается и остается свободным. В реестре описей делается соответствующая отметка.
3.6.6. В случае выбытия архивного фонда в списке фондов в графе "Отметка о выбытии" указывается, куда выбыл архивный фонд, и акт, на основании которого он выбыл. При передаче архивного фонда из одного архива в другой передаются 3 экземпляра описи дел и дело фонда. Копия описи дел остается в Архиве в качестве приложения к акту приема-передачи документов на хранение и включается в архивный фонд архива-сдатчика.
3.7. Ведение паспорта Архива
3.7.1. Специалист отдела, ответственный за ведение учетных документов, ежегодно составляет сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января следующего за отчетным периодом года.
3.7.2. Один раз в год на 1 января следующего за отчетным периодом года вместе с годовым отчетом о работе Архива ответственный за ведение учетных документов составляет паспорт Архива.
3.7.3. Сведения о поступлении документов на хранение заносятся в учетную базу данных (БД) "Архивный фонд", которая обеспечивает государственный учет документов в автоматизированном режиме и оперативное представление сведений о наличии в Архиве документов того или иного фондообразователя.
3.8. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений
3.8.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению муниципальной функции, осуществляется начальником Архива.
3.8.2. Текущий контроль осуществляется путем проведения начальником Архива проверок соблюдения и исполнения специалистами, ответственными за исполнение муниципальной функции, положений настоящего административного регламента.
3.8.3. Начальник Архива осуществляет контроль за исполнением муниципальной функции Архива.
3.8.4. Организации, осуществляющие постоянное или временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации (далее - Источники комплектования) в порядке, установленном Правилами, ведут основные и вспомогательные учетные документы, на основании которых составляют документы государственного учета и в установленные сроки представляют их в Архив.
3.8.5. Документы государственного учета и сводные документы государственного учета составляются в традиционной (на бумажных носителях) и электронной (в виде учетных баз данных) формах.
3.9. Состав документов государственного учета, представляемых в Архивное Управление Кемеровской области
3.9.1. Для ведения государственного учета в предоставляются следующие документы государственного учета:
- паспорт Архива на 1 января следующего за отчетным годом и пояснительную записку к нему;
- сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января следующего за отчетным годом;
- карточки фондов;
- учетную базу данных "Архивный фонд" (в электронном виде) на 1 января следующего за отчетным годом.
3.10. Сроки предоставления в Архивное управление Кемеровской области документов государственного учета
3.10.1. Архив представляет документы государственного учета ежегодно до 15 декабря текущего года вместе с годовым отчетом.
3.11. Результаты исполнения муниципальной функции
3.11.1. Конечным результатом исполнения муниципальной функции является определение количества и состава архивных документов в установленных единицах учета, хранящихся в Архиве и организациях - источниках комплектования Архива, отражение этого количества и состава в сводных документах государственного учета для обеспечения организационной упорядоченности и возможности адресного поиска документов.
Руководитель аппарата, управделами
А.В.ГОРЕЛОВА
